Was keine E-Rechnung ist
Ein PDF im Anhang, ein Scan, ein Foto, ein Word-Dokument. Für Menschen lesbar, für Software nicht. Ein Programm kann daraus nicht zuverlässig herausziehen, wer wann was berechnet hat — genau darum geht es.
E-Rechnung für Betriebe im Kreis Kleve
Die meisten Betriebe, mit denen ich spreche, haben von der E-Rechnung gehört und wissen trotzdem nicht, was zu tun ist. Hier steht es in normalem Deutsch.
Kurz zum Stand: E-Rechnungen empfangen zu können, ist für Unternehmen in Deutschland bereits Pflicht. Wer Ihnen eine schickt, fragt vorher nicht. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift gestaffelt in den Folgejahren.
Mit diesen Zeitplänen ist mehrfach geschoben worden, deshalb nenne ich keine Jahreszahlen. Was für Ihren Betrieb ab wann gilt, ist die verbindliche Auskunft Ihres Steuerberaters, nicht meine. Ich kümmere mich um die Technik dahinter.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine digitale Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach europäischer Norm, in zwei gängigen Ausprägungen.
XRechnung
Der nackte Datensatz, eine Datei im Format XML. Per Doppelklick geöffnet, sehen Sie Textzeilen mit spitzen Klammern statt einer Rechnung. Zum Ansehen braucht es ein Programm, das daraus wieder eine Rechnung macht. Üblich bei Behörden.
ZUGFeRD
Der Mittelweg. Eine normale PDF-Datei, die denselben Datensatz zusätzlich unsichtbar in sich trägt. Sie sehen die Rechnung wie immer, Ihre Software liest die Daten heraus. Für kleine Betriebe meist das angenehmere Format. Beherrscht Ihre Software die Norm, kommt sie mit beiden Formaten zurecht.
Was das im Betrieb bedeutet
Für einen Handwerksbetrieb oder ein kleines Büro sind es vier Aufgaben. Drei davon sind schon jetzt dran.
Empfangen
Es braucht einen Weg, auf dem E-Rechnungen ankommen und nicht untergehen. In der Regel ein E-Mail-Postfach, das nur dafür da ist — nicht das private Postfach des Chefs.
Prüfen
Einer E-Rechnung sieht man nicht an, ob sie vollständig ist. Es braucht ein Programm, das den Datensatz lesbar anzeigt und die Pflichtangaben kontrolliert. Viele Rechnungsprogramme können das inzwischen, manche Banking-Software ebenfalls.
Aufbewahren
Aufbewahrungspflichtig ist die Datei, nicht der Ausdruck im Ordner. Die Ablage muss so gebaut sein, dass nichts unbemerkt geändert wird und jede Rechnung über die gesetzliche Frist auffindbar bleibt.
Später ausstellen
Der eigene Versand kommt gestaffelt dran. Wer ohnehin ein Rechnungsprogramm nutzt, muss meist nur eine Funktion einschalten — vorausgesetzt, der Hersteller hat sie eingebaut. Das klärt man besser vorher als unter Zeitdruck.
Der praktische Weg dahin
Kein Großprojekt, sondern eine überschaubare Reihe von Schritten. Der erste ist reines Hinschauen.
Bestandsaufnahme
Was ist im Haus? Rechnungsprogramm, Warenwirtschaft, Kassensystem, Banking-Software, die Ablage auf dem Server. Meist kann davon mehr, als genutzt wird.
Software prüfen
Kann Ihr Programm E-Rechnungen lesen und später schreiben? Steckt die Funktion in Ihrer Version oder erst in der nächsten? Das beantwortet der Hersteller — ich stelle die Frage und übersetze die Antwort.
Postfach für den Eingang
Eine eigene Adresse, nur für Rechnungen, im Spamfilter freigegeben. Mehr als eine Person muss hineinschauen können: Urlaub darf den Rechnungseingang nicht anhalten.
Ablage und Aufbewahrung
Ein fester Ort für die Dateien statt fünf Ordner auf vier Rechnern, geregelte Zugriffsrechte und ein Backup, das jemand kontrolliert.
Abstimmung mit dem Steuerberater
Wie sollen die Belege bei ihm ankommen — Belegportal, Schnittstelle, ein Ordner, den er abholt? Sein Weg gibt die Richtung vor, ich baue die Technik passend dazu.
Wo es in der Praxis klemmt
Drei Dinge gehen regelmäßig schief. Alle drei sind vorher billiger zu lösen als hinterher.
Die Rechnung liegt im Spam
Anhänge im XML-Format sind bei Spamfiltern unbeliebt. Die Rechnung kommt an, sieht aber niemand — bis die Mahnung im Briefkasten liegt. Der Filter muss wissen, was dieses Postfach bekommt.
Alles auf einem Rechner, kein Backup
Die Belege liegen im Bürorechner unter „Eigene Dateien". Geht die Platte kaputt oder verschlüsselt ein Trojaner den Rechner, fehlen Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen. Das ist dann kein IT-Problem mehr, sondern eins mit dem Finanzamt.
Der Hersteller sitzt es aus
Manche Programme, vor allem ältere Branchenlösungen, bekommen die Funktion spät oder nie. Das merkt man besser früh: Ein Wechsel braucht Vorlauf, Datenübernahme und Einarbeitung. Unter Termindruck wird er teuer.
Was ich mache — und was der Steuerberater macht
Die Trennung ist einfach: Er sagt, was gelten muss. Ich sorge dafür, dass die Technik das hergibt.
Meine Seite: die Technik
- Bestandsaufnahme der vorhandenen Software
- Rückfragen beim Hersteller, verständlich übersetzt
- Postfach, Spamfilter, Vertretungsregel
- Ablage, Zugriffsrechte, getestetes Backup
- Einrichtung, Testlauf, Einweisung Ihrer Leute
Seine Seite: die Verbindlichkeit
- Welche Pflicht ab wann für Ihren Betrieb greift
- Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss
- Wie gebucht wird und wie die Belege zu ihm kommen
- Ob die Aufbewahrung den Anforderungen genügt
- Alles Weitere, was Steuer- oder Rechtsberatung ist
Steuer- und Rechtsberatung mache ich nicht. Am schnellsten geht es, wenn ich dafür direkt mit dem Steuerbüro telefonieren darf — das erspart Ihnen die Rolle des Übersetzers.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Brauche ich dafür neue Software?
Oft nicht. Viele Rechnungsprogramme können E-Rechnungen längst, die Funktion ist nur nicht eingeschaltet oder steckt in einer neueren Version. Der erste Schritt ist deshalb die Frage an den Hersteller, nicht der Kauf.
Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Aufbewahrungspflichtig ist die Datei, nicht der Ausdruck. Sie muss über die gesetzliche Frist auffindbar und unverändert bleiben — ein Ordner auf einem einzelnen Bürorechner ohne Backup reicht dafür nicht. Wie die Ablage aussehen muss, klärt Ihr Steuerberater; ich baue sie danach ein.
Was kostet die Umstellung?
Das hängt daran, was schon vorhanden ist. Bestandsaufnahme und Einrichtung rechne ich nach Stundensatz ab: 95 € vor Ort, 85 € per Fernwartung, im 15-Minuten-Takt. Das erste Telefonat und das Angebot kosten nichts.
Einmal sauber aufsetzen, dann läuft es
Schildern Sie kurz, womit Sie Rechnungen schreiben und wo die Belege landen. Meist lässt sich schon am Telefon sagen, wie groß die Sache bei Ihnen wird. Das erste Telefonat und das Angebot kosten nichts.
Jetzt anfragen IT-Wartung und Betreuung
Soll ohnehin jemand regelmäßig auf Backup und Updates schauen, ist das Thema im laufenden Wartungspaket besser aufgehoben als im Einzelauftrag. Wie ich mit Ihren Daten umgehe, steht in der Datenschutzerklärung.